הקופה החדשה הגיעה, ומחר בבוקר פותחים. על המדפים יש 400 מוצרים, ובמערכת אין אף אחד. העובד הראשון במשמרת מחפש "קפה הפוך גדול", לא מוצא, ומקליד "פריט כללי – 15 ₪". זה עובד ביום הראשון. אבל אחרי חודש אתם פותחים את דוח המכירות ומגלים שהמוצר הכי נמכר בעסק נקרא "פריט כללי", ואין לכם מושג מה באמת נמכר ומה צריך להזמין.
ככה זה נראה בהרבה עסקים שפותחים קופה חדשה בלי להכין את קטלוג המוצרים מראש. והפתרון לא דורש שבוע עבודה. ריכזנו לכם את השלבים שאנחנו עוברים עם לקוחות בהתקנת קופה חדשה, כך שתוכלו לסיים את ההגדרה ביום עבודה אחד ולפתוח עם מערכת מסודרת.
מה זה קטלוג מוצרים בקופה?
קטלוג מוצרים בקופה הוא רשימת כל הפריטים שהעסק מוכר, כפי שהם מוגדרים בתוכנת הקופה: שם, מחיר, קטגוריה, ברקוד ואופן מכירה. כל קבלה, כל דוח וכל נתון מלאי נשענים על הקטלוג הזה.
בתוכנה לקופה רושמת "כספרית" יש מסך ייעודי לחיפוש וניהול פריטים. דרכו מוסיפים מוצרים, מעדכנים אותם ומאתרים אותם בהמשך. תחשבו על הקטלוג כמו על היסודות של בית. כשהם יציבים, כל מה שבונים עליהם עומד: דוחות מכירה, ניהול מלאי ומבצעים.
בקיצור: קטלוג מסודר ביום הראשון חוסך חודשים של תיקונים ודוחות שלא אומרים כלום.
שלב 1: מכינים רשימת מוצרים לפני שהקופה מגיעה
השלב שהכי משפיע על זמן ההגדרה קורה עוד לפני ההתקנה: רשימה מסודרת של כל המוצרים. מהניסיון שלנו, עסק שמגיע להתקנה עם רשימה מוכנה מסיים את ההגדרה בחלק קטן מהזמן. הרשימה יכולה להיות בגיליון פשוט או אפילו על דף, כל עוד יש בה את הפרטים האלה לכל מוצר:
- שם המוצר – כפי שהוא יופיע על הכפתור ובקבלה.
- מחיר מכירה – המחיר לצרכן.
- קטגוריה – לאיזו קבוצה המוצר שייך.
- ברקוד – אם יש למוצר ברקוד מהיצרן.
- אופן מכירה – ליחידה או לפי משקל.
- ספק – ממי קונים את המוצר.
טיפ מאיתנו: תעברו מדף אחרי מדף עם הרשימה ביד. ככה לא שוכחים את המוצרים שנמכרים רק פעם בשבוע. בקיצור: שעה של הכנה לפני ההתקנה חוסכת כמה שעות ביום ההגדרה.
שלב 2: בונים מבנה קטגוריות פשוט
קטגוריות הן הדרך שבה המוכר מוצא מוצר במסך, ולכן הן צריכות להיות מעטות וברורות. אנחנו ממליצים להתחיל עם 5 עד 8 קטגוריות ראשיות, כאלה שמתאימות לאופן שבו הלקוחות מזמינים. לדוגמה, בבית קפה: "שתייה חמה", "שתייה קרה", "מאפים", "כריכים", "סלטים" ו"תוספות". בחנות בגדים: "חולצות", "מכנסיים", "שמלות" ו"אקססוריז".
אזהרה: מבנה עם יותר מדי רמות ("שתייה" ← "חמה" ← "קפה" ← "חלב") מאט את המוכר. כמה שפחות לחיצות עד המוצר.
בקיצור: קטגוריות צריכות לשקף את מה שהלקוח מבקש, ולא את הסידור במחסן.
שלב 3: נותנים למוצרים שמות קצרים ואחידים
שם מוצר טוב הוא קצר, ברור, ובנוי באותה תבנית כמו כל שאר המוצרים. השם מופיע על הכפתור במסך, בקבלה ובדוחות. אם פעם כותבים "הפוך גדול" ופעם "קפה הפוך – L", החיפוש לא מוצא את המוצר והדוחות מתפצלים. תבחרו תבנית אחת ותשמרו עליה: סוג המוצר, אחר כך הגרסה ואחר כך הגודל. לדוגמה: "הפוך גדול", "הפוך קטן", "אמריקנו גדול".
בקיצור: שם אחיד = חיפוש מהיר ודוחות שמסכמים נכון.
שלב 4: מזינים מוצרים עם ברקוד בסריקה, ומוצרים בלי ברקוד ככפתורים
למוצרים ארוזים יש בדרך כלל ברקוד מהיצרן, וסורק ברקוד חוסך את ההקלדה של מספרים ארוכים. במקום להקליד 13 ספרות לכל מוצר, סורקים את הברקוד ומשלימים שם ומחיר. ככה זה מהיר יותר ובלי טעויות הקלדה. מוצרים בלי ברקוד, כמו קפה, מאפים או מוצרים בתפזורת, מקבלים כפתור במסך המכירה תחת הקטגוריה המתאימה.
בקיצור: מה שיש לו ברקוד נסרק. מה שאין לו ברקוד מקבל כפתור במסך.
רוצים שנעבור איתכם על הקטלוג? בהתקנה אנחנו מלווים אתכם בהגדרת המוצרים ומדריכים את הצוות. לתיאום הדגמה בעסק ללא התחייבות התקשרו או שלחו וואטסאפ ל-054-3366101.
שלב 5: מגדירים מחירים ומבצעים כבר בהתחלה
מבצע שלא מוגדר בקופה הופך להנחה ידנית, וזה מקור קבוע לטעויות ולוויכוחים בקופה. אם יש לכם מבצעים קבועים, כמו "קפה ומאפה במחיר מיוחד" או "2 ב-30", תגדירו אותם כבר ביום ההגדרה. "כספרית" כוללת ניהול מבצעים, כך שהקופה מחשבת את ההנחה לבד והמוכר לא צריך לזכור אותה.
בקיצור: מבצע שהקופה מכירה הוא מבצע שמחושב נכון בכל פעם.
שלב 6: מקשרים מוצרים לספקים ומזינים מלאי פתיחה
כשכל מוצר מקושר לספק ויש לו כמות פתיחה, הקופה מתחילה לנהל מלאי מהמכירה הראשונה. "כספרית" כוללת ניהול ספקים וניהול מלאי. אם תזינו את הכמויות שיש על המדפים ביום הפתיחה, תוכלו לראות כבר בשבוע הראשון מה נמכר מהר ומה צריך להזמין.
טיפ מאיתנו: אם אין זמן לספור הכל ביום אחד, תתחילו מ-20 המוצרים שנמכרים הכי הרבה. את השאר אפשר להשלים בשבוע הראשון. מלאי פתיחה מדויק הוא הבסיס לכל הזמנה נכונה מהספק.
שלב 7: מסדרים את מסך המכירה לפי המוצרים הנמכרים ביותר
המוצרים שנמכרים הכי הרבה צריכים להיות הכי קרובים לאצבע של המוכר. במסך הראשי של הקופה תשימו בהתחלה את הקטגוריות ואת המוצרים הנפוצים. מוצר שנמכר פעם בחודש יכול להיות בעמוד שני או זמין בחיפוש. בבית קפה, לדוגמה, ה"הפוך" וה"קרואסון" צריכים להיות במרחק לחיצה אחת.
בקיצור: מסך מכירה טוב בנוי לפי הרגלי הקנייה של הלקוחות שלכם.
שלב 8: מריצים עסקאות ניסיון לפני הפתיחה
לפני שהלקוח הראשון נכנס, תבצעו כמה מכירות ניסיון ותוודאו שכל מה שהגדרתם עובד. תמכרו מוצר עם ברקוד, מוצר מכפתור ומוצר במבצע. תבדקו שהמחיר נכון, שהקבלה יוצאת תקינה ושהמלאי ירד. תתרגלו גם ביטול עסקה, כדי שהצוות יידע מה עושים כשלקוח מתחרט.
בקיצור: עשר דקות של בדיקה חוסכות את הבלבול של הבוקר הראשון.
איך נראה יום ההגדרה בפועל?
כשהרשימה מוכנה מראש, יום ההגדרה מתחלק לשלושה חלקים.
- בבוקר – בניית הקטגוריות והזנת המוצרים: קודם סריקה של מוצרים עם ברקוד, ואחר כך הגדרת כפתורים למוצרים בלי ברקוד.
- בצהריים – מחירים, מבצעים, קישור לספקים והזנת מלאי פתיחה.
- אחר הצהריים – סידור מסך המכירה, עסקאות ניסיון והדרכה לצוות.
מהניסיון שלנו, החלק שלוקח הכי הרבה זמן הוא לא ההקלדה. הוא ההחלטות: איך לקרוא למוצר, לאיזו קטגוריה הוא שייך ומה המחיר. לכן כל החלטה שמתקבלת מראש מקצרת את היום.
בקיצור: הכנה מראש + סדר עבודה קבוע = קטלוג מוכן עד סוף היום.
לסיכום
קטלוג מוצרים מסודר הוא הבסיס לכל מה שהקופה יודעת לעשות: מכירה מהירה, דוחות שאפשר לסמוך עליהם וניהול מלאי מדויק. עם רשימה מוכנה מראש, קטגוריות ברורות ושמות אחידים, אפשר לסיים את ההגדרה ביום אחד. אנחנו, ג'יי.פי. טרייד, מלווים אתכם בהגדרת הקטלוג בתוכנת "כספרית" ומדריכים את הצוות, עם איש מכירות צמוד שנשאר איתכם גם אחרי ההתקנה. לתיאום הדגמה בעסק ללא התחייבות שלחו הודעה לוואטסאפ ל-054-3366101.
שאלות נפוצות
כמה זמן לוקח להגדיר קטלוג מוצרים בקופה?
הזמן תלוי בכמות המוצרים ובמידת ההכנה. בעסק עם כמה מאות מוצרים, שמגיע עם רשימה מוכנה, אפשר לסיים את ההגדרה הבסיסית ביום עבודה אחד. בקיצור: ככל שהרשימה מסודרת יותר, כך ההגדרה קצרה יותר.
אפשר להוסיף מוצרים אחרי הפתיחה?
כן. מוסיפים ומעדכנים מוצרים במסך חיפוש וניהול הפריטים בתוכנה בכל שלב. בקיצור: לא צריך להגדיר הכל ביום הראשון, רק את מה שנמכר.
מה עושים עם מוצרים שאין להם ברקוד?
מגדירים להם כפתור במסך המכירה, תחת הקטגוריה המתאימה. כך המוכר מוצא אותם בלחיצה או שתיים. בקיצור: מוצר בלי ברקוד מקבל כפתור.
כמה קטגוריות כדאי להגדיר?
אנחנו ממליצים להתחיל עם 5 עד 8 קטגוריות ראשיות ולהוסיף רק כשיש צורך אמיתי. יותר מדי קטגוריות מאטות את המוכר. בקיצור: מעט קטגוריות, ברורות לכל עובד.
צריך ידע במחשבים כדי להגדיר את הקטלוג?
לא. המסכים בעברית ומבוססים על מסך מגע, ובהתקנה אנחנו מדריכים אתכם ואת הצוות. בקיצור: אם אתם יודעים מה אתם מוכרים, אתם יודעים להגדיר קטלוג.
